Cientos de socios,
bajo control

Con doscientos o trescientos socios el problema deja de ser la agenda y pasa a ser saber quién es quién. Buscas por nombre, DNI o teléfono y tienes delante su historial: cuotas pagadas, seguro, clases y documentos.

El alta duplicada se corta en el servidor: comprobar el DNI solo en el formulario se salta con un reintento o con una pestaña vieja, y acabas con la misma persona dos veces.

El socio pasa su tarjeta o enseña su código y entra si su cuota está vigente. Los días de cortesía tras el vencimiento los decides tú, para no dejar en la puerta a quien paga el día 3.

En un centro de acceso libre, esa es la diferencia entre cobrar y confiar en que la gente se acuerde.

Mes a mes: cuántos repiten, cuántos entran, cuántos vuelven y cuántos se caen, en porcentaje. Con volumen alto, perder un 8% al mes y no notarlo es lo más caro que le pasa a un gimnasio.

Se mide con las cuotas, no con la asistencia: quien paga y no viene sigue siendo tu socio; quien deja de pagar, ya no. Medirlo por asistencia da alarmas falsas cada vez que alguien se va de vacaciones.

Y la lista de cuota vencida, hoy, con los días de retraso y el importe, para poder llamar antes de que sea una baja.

Ingresos, gastos, cierres y el desglose de IVA salen de lo que se registró durante el año, no de una carpeta de tickets. Los recibos se numeran solos con su serie correlativa.

Si vendes suplementos o material, el stock y lo que ve el socio en la tienda son el mismo dato: no hay dos inventarios que cuadrar.